Arkivförteckning på webben – allmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad redovisning i samma system.

Tabellion är ett webbaserat arkivförteckningssystem för kommun-, region- och myndighetsarkiv. Förteckna, sök, exportera till NAD och skriv ut etiketter och förteckningsblad – utan klientinstallation.

Kontakta oss Utvecklas av Loftux AB. Byggt på Alfresco Community.

Trädvy i Tabellion som visar arkivstruktur med institution, depå, arkivbildare och arkiv.

Samma arkivbildare, två arkiv: allmänna arkivschemat till 2015 och verksamhetsbaserad redovisning från 2016.

Exempeldata: Almviks stadsarkiv (fiktivt) – alla skärmbilder är från en riktig installation av Tabellion.

Visual Arkiv avvecklas 31 mars 2027.

Arkiv som använder systemet behöver en ny lösning – och en väg att ta med sig förteckningarna. Tabellion importerar EAD- och EAC-filer och exporterar i samma format.

Migrationsväg via EAD/EAC

Importen förhandsgranskas med torrkörning innan något skrivs.

Allmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad arkivredovisning – sida vid sida.

Allmänna arkivschemat

Serier med signum, volymer med beteckning och tidsomfång.

Verksamhetsbaserad redovisning

Verksamhetsområde → processgrupp → process → handlingstyp, med grund-, sam- och särredovisning. Samma sökning, samma export.

En arkivbildare kan ha ett arkiv enligt schemat till 2015 och ett verksamhetsbaserat från 2016 – som Byggnadsnämnden i exempeldatan.

Det som finns i dag

Hierarkin hela vägen

Institution → depå → arkivbildare → arkiv → serie/process → förvaringsenhet.

Sju vyer

Träd, Kolumner, Lista, Kort, Tidslinje, Inventarium och Relationer.

Sök och filtrera

Solr-sökning med fasetter på arkivbildare, tid, sekretess, gallring, medietyp och förteckningsmodell.

Tabellredigering

Skapa och ändra många poster på en gång i tabellform.

Beteckningar som stämmer

Förslag på nästa lediga nummer och validering av signum och volym vid inmatning.

NAD-export och import

EAC + EAD enligt Riksarkivets leverans, torrkörning före import, förlustfri återimport även för verksamhetsbaserad redovisning.

Etiketter och förteckningsblad

PDF från mallar som ni själva anpassar, med egen logotyp.

Stödtabeller i gränssnittet

Sekretess, gallring, arkivbildartyper och förvaringstyper underhålls utan leverantör.

Datum som Visual Arkiv skriver dem

Tidsomfång som 201?, uå och 1947 -- 1950 accepteras vid inmatning.

Skärmbilder

Sökpanel med fasetter för arkivbildare, tid, sekretess, gallring och medietyp.

Sökning med fasetter – arkivbildare, tid, sekretess, gallring, medietyp.

Tidslinjevy som visar arkiv och serier utlagda över tid.

Tidslinje över arkiv och serier.

Tabellredigering med flera förvaringsenheter i spreadsheet-liknande vy.

Tabellredigering – många förvaringsenheter i ett svep.

Tabellion i det varma färgtemat, som alternativ till standardtemat Blåton.

Två färgteman: Blåton och Varm.

Etiketter och förteckningsblad.

Välj nod, välj mall, få PDF. Mallarna är FreeMarker-filer som arkivet redigerar självt – med egen logotyp.

Dialogen Skriv ut med val av typ, mall och alternativ.

Dialogen Skriv ut – typ, mall och alternativ.

Förteckningsblad som PDF, i A4-format, renderat från en mall.

Förteckningsblad som PDF, renderat från mall i arkivets egen layout.

NAD-leverans som EAC + EAD.

Export av hela arkiv till Riksarkivets EAD/EAC, import av samma format med torrkörning innan något skrivs.

Hanteringssida med export till NAD och import med torrkörning.

Hantering: export till NAD och import med torrkörning.

Byggt på Alfresco – inte från grunden.

Tabellion lagrar allt i Alfresco Community, en öppen dokumentplattform som har funnits sedan 2005 och används av myndigheter och företag världen över. Det en arkivförteckning behöver i botten finns redan färdigt och beprövat – Tabellion lägger den svenska arkivmodellen ovanpå i stället för att bygga grunden på nytt.

Hierarkier med metadata

Noder i trädstrukturer med typade egenskaper, precis som en förteckning är uppbyggd.

Användare och behörigheter

Grupper, roller och läs-/skrivrättigheter. Alla kan läsa, arkivarier kan ändra.

Transaktioner

Skrivningar och importer sker som en enhet: antingen allt eller inget.

Indexering och sök

Fulltext- och metadatasök via Solr, som Tabellions sökning och fasetter bygger på.

REST-API

Allt i Tabellion nås via webbtjänster (REST) – för integration och automation.

Etablerad drift

Docker-baserad drift med PostgreSQL. Säkerhetskopiering och uppgradering följer Alfrescos etablerade rutiner.

Loftux AB har över 25 års erfarenhet av dokument- och informationshantering och utvecklar Tabellion i Sverige.